Fertigungsbetriebe
Teil von Wie organisieren Sie die Zusammenarbeit mit einem Lohnfertiger?
Lieferantenaudit: Produktionsfähigkeit anhand konkreter Nachweise prüfen
Lieferantenaudit in der Fertigung vorbereiten: fünf Klärfelder, anfragbare Nachweise, Dokumentenprüfung, Vor-Ort-Gespräche und Maßnahmenplan mit Beispielen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Ein Lieferantenaudit vergleicht den Ist-Zustand des Zulieferers mit dem vertraglichen Soll-Zustand.
- Vor Ort prüfen Sie mit Fabrikrundgang, Gesprächen und Dokumentenprüfung, nicht nur Zertifikate.
- Fünf Klärfelder strukturieren die Vorbereitung; jeder Punkt braucht einen Beleg und eine Ansprechrolle.
- Der Auditbericht bündelt Abweichungen, der Corrective Action Plan (CAP) die Korrekturmaßnahmen.
Fünf Klärfelder für die Vorbereitung
Die IHK Köln beschreibt drei Phasen: Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. In der Vorbereitung erstellen Sie einen Auditplan mit Ablauf und Schwerpunkt. Übertragen Sie auf die Fertigung fünf Klärfelder, die über eine Zertifikatskopie hinausgehen. Für jedes Feld legen Sie fest, welchen Nachweis Sie vorab anfragen und welche Rolle vor Ort dazu spricht. So prüfen Sie die tatsächliche Produktionsfähigkeit statt nur Dokumente zu sammeln.
- Maschinen- und Spannmöglichkeiten: Maschinenliste mit Baujahr, Verfahrwegen und Spannmitteln anfragen; Werkstattmeister befragen.
- Messaufgabe und Nachweis: Prüfmittel und Kalibrierscheine anfragen; Qualitätsleitung zu Toleranzen und Messunsicherheit befragen.
- Rückverfolgung der Aufträge: Materialzeugnisse und Auftragsdaten zu einem Referenzteil anfragen; Fertigungssteuerung befragen.
- Tatsächliche Kapazitätszusage: Maschinenbelegung und Schichtplan anfragen; Produktionsleitung zur freien Kapazität befragen.
- Bearbeitung von Abweichungen: Reklamationsliste mit Maßnahmen anfragen; Qualitätsleitung zum Ablauf befragen.
Dokumentenprüfung vorbereiten, nicht überladen
Die IHK Köln zählt zu den Audit-Instrumenten ausdrücklich Fabrikrundgang, Interviews mit Beschäftigten, Gespräche mit dem Management sowie die Prüfung von Dokumenten. Ein Audit kann auch durch einen unabhängigen externen oder einen internen Auditierenden durchgeführt werden. Diese Instrumente zielen auf Normen und gesetzliche Anforderungen; ein technischer Katalog für Lohnfertiger ist damit nicht vorgegeben.
Fordern Sie daher nur Nachweise an, die eine Ihrer fünf Fragen beantworten. Eine zu breite Anforderungsliste führt dazu, dass das Team einzelne Themen nur oberflächlich abarbeitet. Fokussieren Sie das Audit lieber auf die kritischen Merkmale Ihrer Teile. Messprotokolle und Erstmusterprüfberichte (FAIR) sind belegbare Qualitätsdokumente, die auch Fertigungsdienstleister auf Anfrage bereitstellen. Solche Eigendarstellungen eines Anbieters belegen aber nicht, dass jeder einzelne Partnerbetrieb jede Messaufgabe beherrscht. Prüfen Sie die konkrete Aufgabe vor Ort nach.
Belege und Gesprächsrollen zuordnen
| Klärfeld | Anfragbarer Beleg | Gesprächsrolle vor Ort |
|---|---|---|
| Maschinen und Spannen | Maschinenliste, Spannmittel | Werkstattmeister |
| Messaufgabe | Kalibrierscheine, Prüfmittel | Qualitätsleitung |
| Rückverfolgung | Materialzeugnis, Auftragsdaten | Fertigungssteuerung |
| Kapazitätszusage | Schicht- und Belegungsplan | Produktionsleitung |
| Abweichungen | Reklamationsliste, CAP | Qualitätsleitung |
Diese Tabelle ist eine eigene Arbeitshilfe und keine Normcheckliste. Sie ersetzt weder einen Standard noch eine rechtliche Prüfung. Für die Zusage rufen Sie zusätzlich ein Referenzteil aus einem laufenden Auftrag ab, damit Sie die Rückverfolgung anhand eines realen Beispiels prüfen können.
Vor-Ort-Gespräche planen
Planen Sie den Tag in Blöcke: Erstgespräch, Fabrikrundgang, Interviews, Dokumentenprüfung, Abschlussgespräch. Die IHK Köln nennt den Fabrikrundgang am Anfang und ein Abschlussgespräch am Ende, in dem der CAP besprochen wird. Legen Sie vorab fest, wer welches Klärfeld anspricht, damit keine Rolle doppelt befragt wird. Achten Sie darauf, dass Prüfende die lokale Sprache beherrschen, sonst können sie Dokumente nicht bewerten.
Formulieren Sie während des Rundgangs Beobachtung und Nachweis getrennt. Notieren Sie den gefundenen Zustand, die dazugehörige Frage und die Antwort des Betriebs. So entsteht ein Bericht, der nicht auf Eindrücken, sondern auf überprüfbaren Punkten beruht. Führen Sie die Vor-Ort-Prüfung nicht als bereits durchgeführt auf, solange sie nicht stattgefunden hat.
Auditbericht und Maßnahmenplan
Im Anschluss entsteht der Auditbericht, in dem das auditierte Unternehmen zu Abweichungen Stellung nimmt und Korrekturmaßnahmen definiert. Der Corrective Action Plan dokumentiert alle Abweichungen sowie die empfohlenen Maßnahmen mit dem vorgesehenen Zeitrahmen. Bei einigen Formaten enthält der CAP sogar Fristen. Ein Follow-up-Audit prüft später die Umsetzung.
Ordnen Sie jede Abweichung einem Ihrer fünf Klärfelder zu und benennen Sie Verantwortliche für die Nachverfolgung. Ein kurzes Beispiel zur Verdeutlichung: Angenommen, von vier vereinbarten Maßnahmen sind nach der Frist drei abgeschlossen, dann liegt die Quote bei 75 Prozent (3 von 4). Diese Rechnung ist hypothetisch; Betrachtungszeitraum und Grundgesamtheit legen Sie für Ihren Fall selbst fest.
Häufige Fragen
Was unterscheidet ein Lieferantenaudit von einer Zertifikatskopie? Ein Zertifikat belegt ein Managementsystem, aber nicht automatisch die Qualität jedes einzelnen Artikels. Ein Audit prüft vor Ort, ob Normen und vertragliche Anforderungen tatsächlich erfüllt werden.
Wer darf ein Lieferantenaudit durchführen? Laut IHK Köln kann es ein unabhängiger externer oder ein interner Auditierender durchführen. Achten Sie darauf, dass die Person die lokale Sprache beherrscht.
Was gehört in den Corrective Action Plan? Der CAP dokumentiert die im Audit festgestellten Abweichungen sowie empfohlene Korrekturmaßnahmen einschließlich des vorgesehenen Zeitrahmens. Bei einigen Formaten werden darin Fristen niedergeschrieben; ein Follow-up-Audit prüft später die Umsetzung.
